Gérez vos fiches Contacts

(A) - Personnalisation à votre Enterprise du libellé des champs de la fiche Contact

Vous pouvez adapter le libellé de ces champs et inscrire le logo de votre Entreprise :

 lancez l'option "Personnaliser Prospective" dans le menu "Outils" ;

 entrez les termes de votre choix ; cliquez sur le logo pour associer l'image de votre logo d'entreprise ;

(B) - Saisie d'une nouvelle fiche Contact

Depuis l'écran d'accueil et pour saisir une nouvelle fiche Contact, cliquez sur l'icône ou bien lancez l'option "Ajouter un contact" dans le menu "Fichier" ;

une fiche vierge s'ouvre, vous devez la compléter puis valider vos entrées :

 associer un logo à la fiche Contact :

cliquez sur l'icône de la fiche qui ressemble à l'icône ci-dessus ;

l'explorateur de fichiers s'ouvre : parcourez votre disque pour associer l'image du logo ;

 "Entreprise", "Contact", "Titre" : entrer les infos d'identification ;

 "Catégorie" :

deux champs sont disponibles : le premier est la catégorie, le second correspond à une sous-catégorie ;

entrer une catégorie :

  si vous avez déjà défini la catégorie que vous voulez associer au Contact, alors choisissez cette catégorie en déroulant la liste ;

  pour définir et associer une nouvelle catégorie, cliquez sur le bouton ;

entrer une sous-catégorie :

agissez comme pour la catégorie de contacts (bouton ) ;

 "Secteur" : choisissez le secteur d'activité à associer au contact (dérouler la liste) ;

 les autres champs de données : entrez-les ; pour le "Pays", choisissez dans la liste déroulante ;

 fichiers et autres commentaires associés au Contact :

cliquez sur le lien "Fichier" situé à droite du logo du Contact ; un tableau de 10 lignes s'ouvre ;

pour chaque ligne vous pouvez :

  soit entrer un libellé dans la première colonne ;

  soit cliquer sur l'icone-répertoire pour associer un fichier ;

validez, en fin d'association ;

 autres informations de détail, associées au Contact :

cliquez sur le lien "Détails" situé à droite du logo du Contact ;

un tableau de 10 lignes s'ouvre ;

la première colonne porte les libellés que vous aviez inscrits, lors de la personnalisation du logiciel à votre Entreprise ;

pour chaque ligne vous pouvez associer une information complémentaire ;

validez, en fin d'association.

(C) - Importation automatique des fiches Clients et Prospects de PMI Gestion pour Windows^®

Notre logiciel de gestion de production et de gestion commerciale PMI Gestion pour Windows^® exporte directement dans Prospective^® ses fiches Clients et Prospects :

 dans PMI Gestion pour Windows^®, lancez le programme Fonctions spécifiques ---> Paramétrages ---> Reprise de données et utilitaires ;

 indiquez le chemin de votre base partagée Prospective^®, puis validez ;

 un compte-rendu d'erreurs de transfert est éventuellement établi (la liste déroulante "Erreurs d'exploitation" doit être vide normalement) :

(D) - Importation automatique des contacts MS Outlook

Vous pouvez importer directement dans Prospective^® les fiches Contacts de votre messagerie Outlook :

 lancez le programme Outils ---> Importer ---> Contacts Microsoft Outlook ;

 le message suivant est affiché ;

laissez ce message en l'état ;

ne fermez pas Prospective^® : vous allez exporter depuis MS Outlook, puis vous reviendrez ici ;

 lancez MS Outlook ;

sélectionnez le dossier Contacts que vous voulez exporter, puis lancez dans MS Outlook l'option Fichier ---> Importer et exporter ;

choisissez "Exporter des données vers un fichier" puis faites "Suivant" ;

ensuite, sélectionner "Fichier Microsoft Access" puis faites "Suivant" deux fois ;

enfin, entrez le chemin vers votre base de données partagée Prospective^®, puis finissez-en avec l'assistant d'exportation.

(E) - Analyse de vos fiches Contacts

Prospective^® tient à votre disposition deux outils d'analyse de vos fiches Contacts.

Lancez l'option Outils ---> Analyse :

 l'onglet "Graphique"  vous offre un jeu de 5 couleurs pour distinguer le poids relatifs de vos catégories et sous-catégories de Contacts, pour une période d'analyse que vous précisez :

cochez les cases en face de vos catégorie et sous-catégorie, pour chaque courbe ;

déroulez les listes "Début" et "Fin" pour choisir au moyen de l'agenda la période à analyser ;

cliquez sur la lampe "Analyse" :

 l'onglet "Liste"  vous permet de sélectionner une catégorie et une sous-catégorie de Contacts, ensuite d'entrer un "filtre de sélection" ou règle :

cochez les cases en face des catégorie et sous-catégorie qui vous intéressent ;

déroulez la liste "Règle" pour choisir l'un de vos libellés personnalisés de champs ;

cliquez sur la lampe "Analyse" :

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